De los efectos provocados por el COVID-19 a nivel laboral, el teletrabajo permanecerá una vez mitigada la emergencia sanitaria. En este artículo se presentan los principales beneficios para las partes y se identifican aquellos aspectos que las empresas deberán tener en cuenta para maximizar las ventajas y disminuir los potenciales efectos negativos.

En el contexto laboral, las consecuencias del COVID-19 en los primeros meses de afectación, pueden ser clasificadas en tres grandes grupos:

1. Pérdida del puesto de trabajo o imposibilidad de trabajar.
2. Necesidad de adoptar medidas sanitarias excepcionales.
3. Adopción del teletrabajo como medida preventiva.

Si bien debe considerarse que las dos primeras consecuencias tenderán a normalizarse una vez se disponga de medidas sanitarias adecuadas, la adopción del teletrabajo se mantendrá como dinámica, por las ventajas que, correctamente gestionado, aporta tanto a las partes como globalmente.

Para las empresas, el teletrabajo permite reducir la inversión en instalaciones y costes asociados con éstas (seguridad, limpieza, mantenimiento, suministros,…). El estudio llevado a cabo por la Global WorkPlace Analytics estima que el ahorro promedio en inmuebles es de más de 9.000 euros por empleado y año.

Para los trabajadores, reduce tiempos de desplazamientos y, al menos sobre el papel, ofrece una mayor flexibilidad y opciones de conciliación, así como una mayor libertad para elegir vivienda en condiciones favorables, al no resultar la cercanía al puesto de trabajo un factor tan decisorio. Resultará por tanto crucial que la empresa defina una política clara al respecto que permita a los trabajadores valorar correctamente este punto para captar y retener el talento.

Globalmente, la reducción de los desplazamientos por motivos laborales, supone una reducción de la congestión del tráfico en las grandes ciudades, no sólo por los desplazamientos al puesto de trabajo sino por la virtualización de visitas y reuniones comerciales, o de otra índole, que se realizan con clientes y proveedores. Desde la óptica medioambiental, si estimamos que un vehículo privado de tipo compacto emite 160 Gr/Km de CO2, un trabajador con un desplazamiento de 15 Kms para llegar a su puesto de trabajo deja de emitir 1,2 toneladas de CO2 al año.

Teletrabajo: Protocolo de adopción y seguimiento

Sobre el papel el teletrabajo aporta ventajas tanto a la empresa como al trabajador pero debemos ser conscientes que su adopción en empresas de perfil Pyme en nuestro país no dispone de referencias a largo plazo, excepción hecha de algunas iniciativas con equipos de desarrollo informático que por su especial dinámica de trabajo no puede extrapolarse a profesionales de otros contextos como comercial o administrativo.

Por tanto,el reto inmediato es definir un protocolo de teletrabajo que garantice la obtención de estos beneficios y prevenga la aparición de fenómenos asociados que resulten en perjuicios para la empresa o los trabajadores. Las principales áreas que debería contemplar el protocolo de teletrabajo son:

1. Cumplimiento normativo

El protocolo deberá contemplar la aplicación práctica de lo establecido en el reciente Real Decreto sobre trabajo a distancia, conciliando éste con otras normas relacionadas, en el ámbito de la RGPD y prevención de riesgos laborales, cuyo cumplimiento queda impactado por la adopción del teletrabajo.

Asimismo, la adopción del teletrabajo implica también la revisión de las políticas de seguridad de la información y la actualización de aquellos protocolos adoptados en relación a certificaciones, por ejemplo la ISO 27001 de Seguridad de la Información. La adopción del teletrabajo, con la dependencia que existe de los medios digitales, implican nuevos controles de cumplimiento y de seguridad de la información para garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la misma, asumiendo la dificultad que implica el no poder contener el uso de los dispositivos en la infraestructura informática de la empresa.

Para poder cumplir con las medidas impuestas por el Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia en España, las empresas deben tener en cuenta los derechos y las obligaciones que tienen los trabajadores que desempeñen su puesto de trabajo a distancia, al igual que los del trabajador que presta sus servicios de forma presencial, como pueden ser el derecho a la desconexión digital y el registro horario de jornada laboral.

Por un lado, en cumplimiento de los artículos 7, 11 y 12 del Real Decreto-Ley 28/2020, el empresario deberá dotar y mantener los medios, equipos y herramientas que el trabajador necesite para el desarrollo de la actividad profesional, así como deberá sufragar o compensar al trabajador por lo gastos generados en relación con los mismos, cuando estén vinculados a la actividad profesional.

Por otro lado, hay que señalar que el empleador también tiene derechos para verificar el cumplimiento de las funciones encomendadas a cada empleado. Este derecho, se encuentra regulado en el artículo 20.3 Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, donde se señala que “El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.”

Por tanto, desde el punto de vista normativo, los elementos clave serán:

1. La empresa deberá adecuar sus medidas de seguridad para garantizar el uso seguro de la información en un nuevo contexto descentralizado.
2. Las medidas adoptadas deberán implementarse respetando los derechos de los trabajadores.
3. La adopción de medidas basadas en soluciones hardware o software de control de uso de los dispositivos, así como las medidas que los trabajadores deben adoptar, deberán ser notificadas correctamente a los éstos y, en función de las obligaciones asumidas, deberá considerarse el recabar el consentimiento de cada trabajador.
4. Asimismo, los potenciales incumplimientos de las medidas establecidas por parte de los trabajadores, esto es, uso inadecuado de los recursos técnicos facilitados, desactivación de las medidas de control,… deberán ser también notificados a los trabajadores, aplicando las medidas correctoras o disciplinarias que se hayan establecido y comunicado previamente.

2. Control de productividad

La definición y asignación de tareas, así como el seguimiento de la dedicación, requiere de nuevas prácticas y recursos en un contexto de trabajo a distancia.

Muchas empresas se han basado en los primeros meses en el correo electrónico, teléfono y videoconferencias internas para gestionar la planificación del trabajo pero esta dinámica suele llevar a la saturación y pérdida de eficiencia.

Deben considerarse por tanto medidas activas de definición de tareas e hitos, combinadas con medidas pasivas de control de la productividad que eviten una sobre dedicación de recursos a esta necesidad.

En el contexto de las medidas pasivas de control de la productividad, la descentralización de los equipos informáticos y su uso también ha comprometido las opciones de registro o bloqueo de un uso inapropiado, típicamente resuelto con soluciones de tipo proxy. Para solventar esta situación que genera un potencial riesgo tanto de seguridad como de productividad, el empleador podrá instalar en los dispositivos que haya proporcionado a sus empleados una aplicación para la monitorización del trabajo, avisando previamente a los mismos, para que estén informados en todo momento sobre el tratamiento de sus datos personales que se está llevando a cabo.

Para dar solución a esta problemática, SGAIM ha creado 01TASKS, una solución inmediata para el registro y monitorización de las tareas y actividad de cada empleado, en base a los protocolos autorizados por el Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia. Este control se llevará a cabo mediante la definición de perfiles de monitorización, indicando las aplicaciones y programas que deben ser registrados o bloqueados.

En coherencia con el marco normativo, 01TASKS permite certificar y fechar electrónicamente los informes de actividad y realizar notificaciones fehacientes a los usuarios activos, por ejemplo, de la política de seguridad establecida por la empresa o de los incumplimientos detectados.

 Para evitar el conflicto con la normativa vigente 01TASKS no almacena capturas de pantalla y contenidos gestionados en los dispositivos monitorizados, pero si las direcciones web visitadas y el tiempo dedicado, junto con el uso de aplicaciones, teclado y ratón en términos de tiempo de actividad.

3. Clima y cultura empresarial

Esta área ha sido la más desatendida en los primeros meses de adopción de teletrabajo dado que las empresas han debido priorizar los factores más críticos como el mantenimiento de las operaciones y servicios, garantizar la facturación y reducción de costes.

Existen muchos elementos que definen y soportan la cultura empresarial, algunos informales como las conversaciones en las pausas, comidas, etc… Así mismo, el compartir la zona de trabajo facilita que mucha información se comparta sobre elementos clave del funcionamiento interno o situaciones con clientes y proveedores.

A lo largo de las últimas semanas grandes empresas han empezado a aplicar medidas correctoras de los efectos del teletrabajo, restringiendo el número de videoconferencias por intervalo de tiempo o facilitando días de vacaciones adicionales para evitar situaciones de pérdida de rendimiento por estrés excesivo o burnout.

Otras empresas están ampliando las prestaciones de su intranet interna o incorporando funcionalidades específicas para facilitar la detección de situaciones indeseadas provocadas por la aceleración de los ritmos de trabajo y ausencia de pausas motivadas por el teletrabajo.

A medida que las empresas detecten situaciones provocadas por los cambios derivados del teletrabajo se hará más evidente la necesidad de articular protocolos específicos que potencien la interacción e identidad de los equipos dentro de la organización en un contexto de teletrabajo para evitar la degradación del clima laboral o situaciones personales de stress laboral excesivo.