La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es un proceso dirigido a la digitalización de textos, que nos permite almacenarlos en forma de datos.
La digitalización de la información, ya sean textos, imágenes, sonido, etc., se ha convertido a lo largo de los años en un punto de interés para entidades y particulares.
En el caso concreto de los textos, la grabación automática de datos evitando la entrada por teclado supone una importante reducción de tiempos de gestión y un aumento de la productividad, a la vez que mejora la calidad de muchos servicios.
Hoy en día es frecuente encontrar que muchas empresas han implementado una solución de OCR en sus procesos de control de facturación.
¿Qué tipos de facturas existen?
La factura es un documento mercantil que refleja la venta de un producto o prestación de un servicio. La Agencia Tributaria hace referencia a dos tipos de factura: la simplificada, que sustituye a los tickets, y la completa, que incluye todos los datos que obliga la normativa vigente.
Existen clasificaciones más completas en función de determinados aspectos. Por ejemplo, si se hace referencia al contenido se habla de facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas. Además, no todas las facturas tienen el mismo valor, y en ese caso está la factura proforma, la copia y el duplicado.
Si se hace referencia a la forma de envío, entonces está la factura tradicional, que se obtiene en papel o en algún soporte físico, y la electrónica o e-factura, a través de un fichero firmado digitalmente. La seguridad, el ahorro de tiempo y dinero han hecho que cada vez más empresas opten por este tipo de factura digital.
Recientemente el grupo SERES publicaba el “Estudio de factura electrónica 2020”, donde recogía que en España, a lo largo del 2020, el uso de la factura electrónica experimentó un crecimiento del 16,6%. Un volumen total de 240.731.047 facturas electrónicas emitidas. La pequeña empresa es, según este estudio, quien lidera el uso de la factura electrónica con el 34,78 % de las emisiones totales.
Tener conocimiento de lo que representa y refleja una factura, su validez legal y fiscal, ha hecho que muchas empresas opten por tecnologías de OCR automatizado para mejorar su gestión financiera y cumplir con los requerimientos legales.
¿Por qué digitalizar una factura?
La factura es un resguardo fiscal por lo que es imprescindible conservarla correctamente. Cualquier empresa o autónomo está obligado a preservar las facturas durante un período de tiempo determinado. Según el Código de Comercio, hay que guardarlas durante 6 años a partir del último ejercicio declarado. Y en el caso de las facturas para la Agencia Tributaria, el plazo de prescripción son 4 años a contar desde la fecha de presentación del impuesto. ¿No es razón suficiente para decir adiós al papel y optar por una tecnología de OCR?
La tecnología de OCR automatizado, además de digitalizar las facturas, permite extraer los datos, lo que supone un ahorro en tiempo y recursos con respecto a un proceso manual. Pero, ¿es suficiente esta tecnología? En muchas ocasiones las diferentes entradas de las facturas electrónicas supone un gasto de tiempo y recursos propios que no compensa la inversión en esta tecnología. Hay ocasiones en las que, incluso, la factura acaba imprimiéndose y efectuándose una entrada manual de los datos en los programas de contabilidad.
Es por eso que, a día de hoy, las empresas requieren algo más que una solución de OCR: un sistema de outsourcing especializado. En SGAIM la solución Invoicing ofrece un servicio integral para gestionar la recepción y emisión de facturas, tanto en papel como en formato electrónico.
Una solución dirigida a mejorar la gestión de la facturación de las empresas, que se traduce en:
- Ahorro en tiempo y dinero. No es necesario imprimir las facturas y perder tiempo en enviarlas. Además, se reduce el gasto de impresión, almacenamiento o envío de facturas.
- Confidencialidad y seguridad. Tratamiento riguroso de las facturas recibidas y de toda la información y datos facilitados. Control exhaustivo de todo el proceso reduciendo el riesgo de pérdidas de documentos.
- Facilidad y agilidad. Una solución con un acceso centralizado a la documentación a través de la web.
- Reducción huella ecológica. La disminución del uso de papel y del transporte supone un menor impacto medioambiental.
La solución Invoicing de SGAIM combina diferentes tecnologías con el OCR que permiten una mayor flexibilidad, en la recepción, interpretación, extracción de datos y distribución entre los diferentes ERP de mercado.
Además ofrece un portal proveedor, como entorno colaborativo cliente – proveedor que facilita la transición entre los envíos tradicionales en papel hacía la factura electrónica y conocer el estado de situación de los pagos.
¿Quieres conocer más sobre nuestros servicios de Invoincing? Pincha aquí