¿Qué es la solución de Clasificación Automática de Correspondencia Entrante de SGAIM?
Dentro de las soluciones de Optimización de Procesos Documentales de SGAIM, se encuentra la solución de Clasificación Automática de la Correspondencia Entrante que, con la digitalización, categorización y extracción de datos y a través de una serie de parámetros, distribuye la correspondencia de manera automática al departamento o persona correspondiente. De esta manera disminuye riesgos y optimiza los procesos, consiguiendo una mejora eficiente y eficaz.
¿A quién puede interesarle?
A los PMO (Project Manager Office) y a los Departamentos de Administración.
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Objetivos:
Ser más eficientes mediante una automatización de procesos, capturando, clasificando y distribuyendo toda la información entrante de una forma transparente, independientemente de su formato o emisor.
Eliminar actividades “no core” de los gestores en operaciones basadas en recuperar e-mails, descargar adjuntos y publicarlos en la gestión documental asociada.
Mejorar la imagen de la empresa frente a proveedores y clientes acortando los tiempos de respuesta causados por la falta de control e incluso extravío de documentación.
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¿Qué problemas solucionamos?
01. Recepción de grandes volúmenes de correspondencia, en formato tradicional y sobre todo en formato digital.
02. El tipo de documentos que se reciben provienen de múltiples fuentes y en formatos muy diversos.
03. Debido al volumen de documentos y de fuentes, es muy complicado discernir entre la documentación valiosa y la intrascendente.
04. A día de hoy, los correos electrónicos no clasifican el flujo entrante según su contenido o tipología.
05. Ciertas compañías distribuyen su actividad en diferentes localizaciones, lo que hace que cierta información desaparezca sin haber sido correctamente evaluada.
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¿Cómo los solucionamos?
01. Recepción de cartas en nuestro centro de producción.
02. Habilitar entornos seguros para la entrada de la documentación en formato electrónico.
03. Manipulación previa a la digitalización para separar por flujo de cartas nominativas y flujo de cartas no nominativas.
04. Digitalización de la documentación y Extracción de destinatarios.
05. Puesta a disposición de cartas no nominativas en buzón SFTP y envío de nominativas a destinatarios previa autorización de protección de datos y confidencialidad.
06. Custodia de originales y/o devolución.
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