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Con más de 35 años de experiencia en el sector de la gestión documental y la digitalización, desde SGAIM analizamos en este artículo las estrategias de outsourcing de nuestros clientes, que han permitido gestionar el impacto del COVID-19 en sus procesos de negocio y los aprendizajes obtenidos en su aplicación.

Outsourcing: Eficiencia y Resiliencia real:

El Outsourcing nunca fue una opción

Históricamente, el principal argumento a favor del outsourcing o externalización de procesos, había sido la reducción de costes frente a la opción de emplear recursos propios. Esta valoración se realizaba bajo la premisa de que los flujos de trabajo cumplían unos ritmos estables y que los incrementos o decrementos de actividad podían planificarse o presentaban una estacionalidad conocida.

Sin embargo, la situación vivida en el 2020 ha puesto de manifiesto que las empresas de todos los sectores y tamaño deben diseñar su modelo operativo teniendo en cuenta nuevos factores.

“Espera lo inesperado” ya no será nunca más un reclamo publicitario o una cita en manuales de liderazgo, sino un imperativo en la toma de decisiones estratégicas por parte de los responsables financieros y de operaciones. En este contexto, muchas empresas han aprendido que el outsourcing nunca fue realmente una opción… era imprescindible. En palabras de un cliente de SGAIM: “Siempre habíamos considerado la externalización como la opción de riesgo, 2020 nos ha enseñado que, de hecho, era la decisión más prudente”.

Eficiencia: Si no lo usas, no lo pagues.

El principal impacto económico de la pandemia para las empresas, ha residido en la necesidad de atender los gastos fijos a pesar de que la actividad se veía ralentizada, cuando no reducida a cero. Personal, infraestructura, mantenimientos, consumos… Es aquí donde el outsourcing de procesos, combinado con un modelo de pago por uso, ha marcado la diferencia en términos de eficiencia.

En situaciones como la actual, ni que decir tiene que aquellas empresas que disponen de modelos externalizados de tratamiento de documentos y procesos de información  (correspondencia, contratación, facturas, albaranes,…) bajo una fórmula de pago por uso, en lugar de asumirlo con estructura propia, han gestionado con menor impacto las oscilaciones e interrupciones de actividad. Resulta indudable que el escenario de “si no lo uso, no lo pago” es el más eficiente, permitiendo centrar los esfuerzos de la empresa en el objetivo de adaptarse a un nuevo contexto.

Resiliencia: Resistir y adaptarse

La resiliencia no tiene nada que ver con soportar estoicamente los contratiempos. Debemos entenderla como la capacidad de recuperarse frente a la adversidad y seguir proyectando el futuro.

Las empresas especializadas en proveer soluciones de outsourcing diseñan su modelo de prestación a partir de estándares que prevén exigencias de mantenimiento ininterrumpido del servicio, recuperación de desastres, adaptación a cambios normativos, etc.

En situaciones de confinamiento, cuarentenas de trabajadores o movilidad restringida, algunas empresas han visto cómo procesos habituales como la gestión de la correspondencia, consulta de documentación o trámites con los clientes quedaban comprometidos cuando no imposibilitados. Disponer de un proveedor fiable para la externalización de estos procesos ha permitido a las empresas resistir la adversidad y  seguir operando con menos restricciones.

Con respecto a la necesidad de adaptarse al futuro, los servicios de outsourcing de SGAIM han permitido a las empresas implementar nuevos procesos de forma inmediata y sin necesidad de realizar inversión alguna. Por ejemplo, tanto multinacionales como pymes que han necesitado adoptar un sistema de contratación telemática, lo han podido hacer con sus propios modelos de contratos personalizados, en cuestión de días y sin necesidad de realizar inversiones, ante la imposibilidad de realizar gestiones presenciales.

SGAIM: Orgullosos de ayudar a nuestros clientes

SGAIM fue una de las primeras empresas de outsourcing en España. A día de hoy cuenta con más de 35 años de experiencia en gestión de la información y transformación digital de las empresas. Hacemos la vida más fácil a otras empresas, mediante la rapidez y especialización que nos otorga el tener muchos clientes con una problemática similar. Esto nos permite resolver las dificultades de las empresas de manera eficiente. El modelo de servicio priorizado es el pago por uso real y esto ha supuesto una enorme ventaja para nuestros clientes ante la situación vivida en el 2020.

En el año que cerramos, tres fenómenos han marcado las actuaciones más solicitadas por parte de nuestros clientes; el cierre o reducción de espacios de trabajo, la adopción masiva del teletrabajo y el cambio en el modelo de interacción con clientes  y proveedores. La situación creada por el COVID-19 ha actuado como catalizador, pero resulta indudable que estos cambios han llegado para quedarse.

La reducción de espacios de oficinas ha acelerado los siguientes procesos:

• Externalizar el archivo de documentación física
• Digitalización de documentación existente o entrante
• Soluciones de consulta de documentación digitalizada
• Clasificación y distribución de documentación entrante
• Gestión de respuesta en nombre de nuestros clientes

La adopción masiva del teletrabajo ha requerido de las empresas las siguientes actuaciones:

• Adopción de soluciones de contratación electrónica y notificaciones certificadas con empleados y colaboradores
• Adopción de soluciones de registro de jornada con fichaje remoto y gestión de la dualidad sede laboral y teletrabajo
• Adopción de soluciones de monitorización de actividad en situación de teletrabajo
• Soluciones para potenciar la comunicación e interacción con trabajadores en remoto
• Gestión remota de los tickets de gasto

Con respecto a las interacciones con clientes y proveedores los servicios y transformaciones más implementados en 2020 han sido:

• Evolución de contratación presencial a contratación telemática
• Automatización de procesos de clasificación documental y extracción de datos en documentos recibidos de clientes
• Optimizar los canales de recepción de e.factura por parte de proveedores para validación y contabilización automática
• Flexibilización de las condiciones de pago en productos financieros a través de soluciones de contratación electrónica
• Inclusión de vídeo identificación en procesos de onboarding
• Renovación certificada de documentos de identidad en procesos KYC
• Sustitución de procesos de firma de albarán por notificaciones certificadas
• Certificación de correo electrónico entrante
• Contratación y consentimientos a través de WhatsApp

Outsourcing2021. La propuesta de SGAIM

Con toda la experiencia acumulada en ayudar a nuestros clientes en sus procesos de adaptación durante el pasado 2020 y las nuevas soluciones desarrolladas para ello, en SGAIM queremos facilitar a todas las empresas, un proceso fácil y transparente de análisis y toma de decisiones, en el proceso de identificar procesos susceptibles de ser externalizados y cómo priorizar las actuaciones.

¿Qué elementos priorizas para el proceso de cambio de tu empresa?

SGAIM es el partner de outsourcing tecnológico que tu negocio necesita. Entendemos tus verdaderas necesidades para que puedas olvidarte de las actividades que te restan tiempo para incrementar tus ventas.

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