La transformación digital es un reto al que se enfrentan las organizaciones de todos los sectores, y especialmente en el logístico, donde hay mucha información que cotejar, incluso, en tiempo real. El albarán electrónico es un ejemplo de digitalización de la información que, además de ahorrar costes y mejorar la eficacia de los procesos, evita errores y permite comprobar el contenido de la factura.

Pero, ¿qué diferencia entre un albarán y una factura? ¿Cuál es la validez legal del albarán electrónico?

Aunque el albarán electrónico y la factura son documentos muy parecidos, tienen  una finalidad y validez legal diferentes. El albarán electrónico es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido, producto o servicio. Es la prueba de que se ha entregado y realizado una transacción, y tiene una implicación legal suficiente para poder reclamar el pago de la factura. La factura, sin embargo, se emite después del albarán y tiene validez fiscal, por lo que debe incluir los datos de ambas partes y el IVA especificado.

Por lo general, un albarán contiene la siguiente información: lugar y fecha de emisión del albarán, datos del del vendedor y del comprador, código o número del documento, descripción del producto, y lugar y fecha de entrega.

Ya sea albarán electrónico o en papel, generalmente los albaranes suelen ser de dos tipos:

· Valorado: no va acompañado de la factura porque contiene ya toda la información detallada, descripción del pedido e incluso el precio con descuentos e impuestos incluidos.

· Sin valorar: no incluye ni descripción detallada ni precios, porque se entrega junto a la factura que ya refleja toda esa información.

____

 ¿Tiene que estar firmado el albarán electrónico? No es obligatorio, pero sí recomendable. Precisamente, y relacionado también con su implicación legal, debe contener la firma del receptor y del proveedor para que sirva de justificante y garantía para ambos. La Ley de morosidad del 2010 establece la apertura del plazo de la factura desde el momento de la recepción de la mercancía, de ahí la importancia del albarán en el proceso de facturación de una empresa.

La irrupción de la pandemia ha disparado la morosidad, y en 2021 se prevé que aumenten los impagos. ¿No es razón suficiente para custodiar correctamente toda la documentación? Una correcta documentación de todos los datos de la operación nos evitará problemas a la hora de una futura reclamación y, también, para defendernos en caso de incumplimientos de contrato.

Además, el albarán electrónico reduce las posibilidades de pérdida de documentos, un aspecto fundamental si hablamos de impagos. Y esto a su vez hace que el proceso de entrega y facturación de productos y servicios sea mucho más eficiente y práctico para proveedores, intermediarios y clientes.  

¿Cuáles son las ventajas de utilizar el albarán electrónico?

Son muchos los beneficios que existen tanto para el cliente como para el propio proveedor, siendo los más destacados:

· Seguridad. Es garantía de que el pedido ha sido entregado, y de que, posteriormente la factura refleje fielmente la información contenida en los albaranes de entrega.

· Agilidad y optimización de procesos. El albarán electrónico permite que las gestiones sean mucho más rápidas porque se trabaja de forma automatizada, lo que se traduce en una reducción de costes y tiempos de cobro. 

· Garantía de entrega y cobro. Un aspecto importante no sólo para el cliente, sino para el control financiero de la empresa proveedora.

· Responsabilidad Social Corporativa. Es una ventaja directa para la empresa pero que implica y beneficia al cliente. Supone un ahorro de costes y de consumo de papel que contribuye a preservar el medioambiente.

A pesar de las evidentes ventajas, a veces existen condicionantes que impiden adoptar el albarán electrónico en todos los procesos de entrega, por ejemplo cuando se recurre a terceros para la distribución en algunas zonas o el receptor de la mercancía impone su propio documento de acreditación de entrega, por ello, SGAIM ofrece la solución integral de “Albaranes de entrega y servicios”, que optimiza la gestión de albaranes de entrega de bienes y servicios. Una solución que garantiza que las facturas emitidas reflejen correctamente la información incluida en los albaranes de entrega, y que minimiza los impagos de clientes reduciendo los tiempos en la gestión de incidencias en las reclamaciones de cobro.