Todas las empresas, con independencia de su tamaño, sector y naturaleza, persiguen y buscan optimizar sus procesos. A diario, las organizaciones gestionan un volumen elevado de documentación que hace necesario apostar por la digitalización como solución para el control de cualquier operación. Incorporar soluciones de firma electrónica en la gestión documental es clave para optimar procedimientos incluso aquellos que pueden ser largos como los contratos de financiación, y que requieren realizarlos con seguridad y eficiencia.
La firma electrónica ofrece mayor seguridad en la gestión documental
Según el “Informe sobre el estado del fraude en España 2019-2020” presentado por la Asociación de Empresas Españolas Contra el Fraude, la suplantación de identidad es la mayor estafa cometida en España. Para las empresas españolas el fraude supone más de 1 millón de pérdidas anuales un dato que revela la necesidad de mejorar la prevención. De hecho, el informe “Datos, digitalización y vuelta al crecimiento prepandémico” realizado por la consultora Forrester recoge que más del 60% de las empresas son conscientes de que se necesita trabajar en la estrategia del fraude para mejorar la experiencia de cliente, y arrojan un dato más, y es que, más de la mitad (51%) reconoce que el proceso de verificación de la identidad del cliente es demasiado largo.
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Teniendo en cuenta esta información, integrar la firma electrónica con soluciones digitales para la gestión documental ayuda a optimizar la tramitación de contratos de financiación y, además, ofrece una mayor seguridad y asegura la confidencialidad y la autenticidad del cliente.
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¿Cuáles son las principales ventajas de la firma electrónica?
La seguridad es esencial en el tratamiento de la documentación empresarial. Los servicios basados en firma electrónica y recursos vinculados de certificación digital como el sello de tiempo , además de garantizarla, ofrecen una serie de ventajas que harán que cualquier procedimiento, incluido la formalización y firma de contratos, sea todo un éxito:
- Mayor agilidad. Cada vez es más habitual tener casos de firma de documentos en los que es necesaria la aceptación por parte de varios partícipes. La integración de soluciones de firma electrónica en estos procesos no sólo ayuda a reducir la probabilidad de una mala gestión documental, sino que acorta los tiempos para incluso evitar que el cliente, muchas veces por la demora, no realice la operación.
- Aumento de la productividad. Agilizar cualquier proceso conlleva de forma inmediata una mayor eficacia y, por tanto, un incremento de la productividad. Para cualquier empresa, recurrir a medios electrónicos certificados es sin duda una manera eficaz de evitar perder tiempo y recursos en tareas que no son el core de su negocio.
- Reducción de costes. Incorporar soluciones basadas en firma electrónica en la gestión documental no sólo tiene un impacto medioambiental evidente, al disminuir el consumo de papel, sino que supone la reducción de todos los costes asociados a la firma en este formato, incluidos todos los relacionados con la impresión, la gestión y mantenimiento de equipos, y los gastos derivados del almacenamiento y posterior destrucción de esos documentos.
- Favorece la deslocalización. La integración de soluciones de firma electrónica en la gestión documental consigue que no sea necesaria la presencialidad, algo fundamental en el escenario laboral actual. La firma electrónica favorece no sólo a las empresas que tengan integrado el teletrabajo, sino que facilitan la gestión a todos aquellos profesionales que desempeñan su labor a distancia.
Para cualquier compañía gestionar toda la documentación de forma eficaz, ahorrando tiempo y esfuerzo es fundamental. Un sistema de gestión documental es eficiente si se apoya en recursos y soluciones digitales fiables.
SGAIM cuenta con más de 35 años de experiencia en el ámbito de la gestión documental. Actualmente dispone de diferentes soluciones de digitalización y firma electrónica que ayudan al control de las operaciones y que garantizan un proceso seguro de contratación. Soluciones como eContrato, pueden ayudar a optimizar la tramitación de contratos de financiación, ofreciendo seguridad, opciones de personalización y coste óptimo por transacción.
