Por cuestión de seguridad, de espacio, sostenibilidad y eficiencia, la gestión documental se ha convertido en un paso necesario dentro del proceso de digitalización de las empresas.

La transformación digital de las empresas es ya un hecho en Europa, más aún tras la crisis de la Covid-19. En el caso de las organizaciones españolas, aún queda camino. Según el estudio “Adaptación Digital 2021” de IEBS Business School, el 49,9% de los profesionales españoles ha señalado que su empresa está en proceso de digitalización y el 38,8% asegura que se encuentra en una fase muy avanzada o totalmente a la vanguardia. Pero… ¿Qué pasa con el resto de empresas? ¿Qué les frena a la hora de adentrarse en esta nueva dimensión?

Según el indicador DT Index 2020, las principales barreras a las que se enfrentan las organizaciones a la hora de afrontar su transformación digital  son tres:

• Falta de presupuesto o recursos.
• Sobrecarga de datos y dificultad para extraer conocimiento de estos datos.
• Preocupación por la privacidad y la ciberseguridad.

Tres cuestiones que no tienen por qué ser un verdadero impedimento si se confía el proceso a profesionales especializados que trabajan para ofrecer una ayuda real a las empresas. Una de las soluciones más eficientes para avanzar en el proceso de transformación digital esquivando estos obstáculos es la gestión documental.

La gestión documental es un servicio que almacena y organiza los documentos de una empresa, ya será de manera física o digital. Algunas de sus ventajas son:

• Ahorro de espacio y reducción de costes. Con la custodia documental se libera espacio físico y se maximiza el ahorro. Externalizar la custodia de un archivo, por ejemplo en Madrid, supone una diferencia de 7.337,86 euros entre ahorro alquiler y coste servicio para 20 cajas de documentos custodiadas durante 60 meses. En este enlace es posible hacer una simulación del ahorro aproximado de la custodia documental de una empresa.

• Solución fácil, rápida y ágil. Digitalizar el archivo documental permite poder consultarlo en cualquier momento de manera rápida y sencilla. Lo que sí que es importante es contratar un servicio acreditado y personalizado, sencillo de gestionar y que se adapte a las necesidades de cada cliente.

• Seguridad. La custodia documental garantiza la seguridad física de la documentación, además de un acceso seguro a todos los documentos, tanto en papel como en archivos digitales.

• Tecnología y gestión de documentos. El servicio de gestión documental asegura una  correcta gestión la información archivada y un sistema de organización y búsqueda eficaz. Además, por supuesto, de avalar el adecuado cumplimiento de la legislación, como la normativa del Reglamento General de Protección de datos (RGPD) y la LOPDGDD.

• Sostenibilidad. Actualmente la digitalización y la sostenibilidad son indivisibles. Es posible una forma de trabajar centrada en la innovación y el respeto al medio ambiente. Digitalizar el archivo documental es la manera de empezar la estrategia de una gestión sostenible de la información de una empresa.

Los próximos años vienen como una nueva era en la que el teletrabajo, la falta de espacio, tiempo y recursos forman parte del día a día de las organizaciones. Las empresas buscan soluciones innovadoras, eficientes y seguras que les permitan centrarse en lo que verdaderamente importa: su trabajo.

En SGAIM contamos con un equipo profesional, para que nuestros clientes puedan hacer inventario y decidan cómo clasificar, conservar y cuándo planificar la destrucción de su archivo documental. Somos especialistas en el tratamiento de información con más de 804.078.510 imágenes digitalizadas. Ofrecemos un entorno online de gestión documental avanzada que garantiza la seguridad y la confidencialidad de los archivos.

La gestión documental de SGAIM Save & Find es una solución digital, eficaz, personalizada y profesional en la que ya confían muchos  clientes que avalan nuestra experiencia.

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