La digitalización es una de las tareas pendientes del área de Recursos Humanos. Así lo recoge un informe reciente sobre las “Nuevas formas de trabajar, nuevos paradigmas en la gestión del talento”, que desvela que sólo el 33% de las empresas españolas cuenta con un plan definido y unos objetivos marcados para la digitalización de los procesos de RRHH.
Competencias digitales es todavía una asignatura pendiente
Según este informe los procesos más digitalizados de RRHH son los de Evaluación y Formación (23%) y Nómina (22%), seguidos de los de Selección (18%), Administración de Personal y Gestión del Tiempo (16%) y Compensación y Beneficios (15%). Los planes de sucesión (5%), los de Revisión de Talento y analíticas/cuadros de mando (10%), Onboarding y Desarrollo de Carreras (12%) y Firma Digital (14%), se situarían al final.
Además, un 66% de los encuestados afirma no haber llevado a cabo un análisis e identificación de las nuevas competencias digitales necesarias en este nuevo entorno, lo que demuestra que aún no es prioritario en la mayoría de las empresas.
Todos estos datos reflejan la necesidad de soluciones avanzadas de transformación digital para optimizar los procesos vinculados a la gestión de recursos humanos en la empresa.
La automatización de la gestión de recursos humanos es una inversión
Más del 70% de los profesionales de RRHH conocen y son partícipes de los planes de futuro de sus compañías. Una cifra que confirma la importancia que tiene en las organizaciones el área Recursos Humanos, y el papel estratégico y clave que juegan en sus negocios.
Son muchos departamentos de Recursos Humanos que comienzan implementando soluciones de digitalización, clasificación automática y gestión electrónica de documentos. Gracias a ellas consiguen agilizar sus procesos, mejorando los tiempos de consulta de expedientes y salvaguardando la información con los más exigentes estándares de seguridad, un aspecto fundamental teniendo en cuenta el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD.
La digitalización del área de Recursos Humanos es una necesidad con múltiples ventajas
Está claro que para las organizaciones la digitalización del área de Recursos Humanos es todo un reto que tienen que abarcar en un futuro próximo, y por eso, conocer y valorar los beneficios que conlleva es fundamental para terminar de dar el paso.
Las cinco principales ventajas son:
- Ahorro de tiempo y recursos. Tener los expedientes en formato electrónico supone ahorrar tiempo y, por tanto, que los responsables del área de Recursos Humanos puedan dedicarse y emplear recursos en otras tareas más relevantes para la empresa. La búsqueda de documentos en formato papel roba mucho tiempo útil del personal del departamento de recursos humanos. De esta forma, recopilar la información, acceder a ella, se convierte en un proceso mucho más ágil.
- Reducción de espacios físicos. La digitalización documental implica liberar espacio, además de una reducción de costes importante, ya que las organizaciones consumen una menor cantidad de papel.
- Cumplimiento de la normativa de protección de datos. Existen soluciones y herramientas que además de ayudar en el proceso de digitalización del área de Recursos Humanos, facilitan y protegen la información y datos tanto de los trabajadores actuales como exempleados, algo fundamental si tenemos en cuenta la normativa vigente. Ofrecerles la posibilidad de bloquear el acceso a sus datos (no la destrucción de su información, ya que es obligatorio por parte de la empresa conservarla durante cinco años), que se queden guardados pero que no sean visibles, es un aspecto que muchas compañías demandan.
- Seguridad en los accesos a la información. Las pérdidas documentales es un aspecto que preocupa mucho a las empresas, no sólo por el tiempo que se malgasta sino por temas de confidencialidad y privacidad. Implementar un sistema de expedientes electrónicos ayuda precisamente a salvaguardar la confidencialidad de la información privada de los empleados, e implica que sólo puedan acceder a ello el personal autorizado.
- Entorno único: Posibilidad de gestionar de forma integrada aquellos procesos que nacen en papel con aquellos en los que ya se haya podido implementar la firma electrónica.
La digitalización del área de Recursos Humanos es la asignatura pendiente de muchas organizaciones, y por ello, son cada vez más necesarias soluciones avanzadas de transformación digital que ayuden a agilizar los procesos del departamento de RRHH. Una solución como la de SGAIM que contempla la digitalización, clasificación automática y gestión electrónica de documentos para el área de Recursos Humanos que aporta eficiencia y seguridad de forma inmediata. Dos aspectos que para cualquier organización son fundamentales para llevar a cabo cualquier proceso de transformación digital.
Accede a toda la información sobre las soluciones de RRHH de SGAIM aquí.